N°77 Rôles et responsabilités

Des projets de différentes envergures impliquent des manières diverses d’organiser le personnel et des exigences variées en conséquence. Un petit projet a besoin d'une structure d’organisation assez réduite. Il suffit d’avoir un commanditaire, un chef de projet et une équipe de projet, peut-être même un chef de projet et un commanditaire seulement. Cependant, pour les grands projets, le nombre de personnes impliquées est élevé, et il est important que les gens comprennent ce que l’on attend d’eux et le rôle qu’ils ont à jouer. Ce chapitre décrit certains des rôles courants (parfois pas si courants) qui devront, peut-être, être définis pour votre projet.

·         Les clients : ce sont les personnes (ou groupes) qui sont les bénéficiaires directs d’un produit réalisé par le projet. Ce sont les personnes pour qui le projet est entrepris. (Les bénéficiaires indirects sont probablement les parties prenantes.) Elles peuvent aussi être désignées par le terme “usagers“, mais le processus TenStep les désigne par le terme générique “clients“.

·         Le manager fonctionnel. Le manager fonctionnel est la personne à laquelle vous rendez des comptes dans la hiérarchie de votre organisation. En général, c’est la personne qui procède à l’évaluation de votre performance. Le chef de projet peut parfois être également un manager fonctionnel, mais ce n’est pas indispensable. Comme membre d'une équipe, si votre chef de projet n’est pas la même personne que le manager fonctionnel, c’est que l’organisation utilise probablement la gestion matricielle.

·         Le directeur de programme. Le directeur de programme est la personne détenant l’autorité de la gestion du programme (un programme est une organisation parapluie qui donne une orientation générale à un nombre de projets reliés les uns aux autres). Le directeur du programme dirige la planification globale et le management du programme. Tous les chefs de projet à l’intérieur du programme rendent des comptes au directeur de programme en ce qui concerne l’objet du projet.

·         Le directeur de projet. Dans le processus TenStep, ce rôle est attribué au supérieur hiérarchique du chef de projet. Les responsabilités liées à cette fonction sont flexibles et doivent être définies pour votre organisation et votre projet. Cependant, cette fonction implique, dans la plupart des organisations, que le chef de projet n’est pas totalement responsable du projet. D’ordinaire, le manager fonctionnel du chef de projet a également un rôle à jouer. Ce rôle inclut un travail d’aide dans la mise à disposition du personnel, dans la résolution de problèmes majeurs délicats et de prise en charge des questions de politiques organisationnelles, etc.

·         Le chef de projet. C’est la personne qui détient l’autorité de la gestion d'un projet. Cela signifie, entre autres, diriger la planification et le développement de tous les livrables du projet. Le chef de projet a la responsabilité de gérer le budget, l'échéancier du projet et le plan de son management projet (gestion du contenu, des problèmes, des risques, etc.).

·         L’équipe du projet. L’équipe du projet comprend les ressources en personnel employées à temps plein ou à temps partiel, à qui on a confié le travail sur les livrables du projet.

L’équipe du projet peut se composer de personnels internes appartenant à une même organisation fonctionnelle ou de membres provenant de différentes organisations fonctionnelles. Si l’équipe comprend des membres provenant de différentes organisations, elle est appelée équipe inter fonctionnelle. Une équipe inter fonctionnelle est en règle générale un signe que votre organisation utilise la gestion matricielle. Les membres de l’équipe de projet doivent être considérés comme parties prenantes à part entière.

·         Le manager qualité. Dans un grand projet, la gestion de la qualité peut occuper une grande part du temps de gestion du projet. Dans ce cas, il vaut mieux nommer quelqu'un comme manager qualité. Sous la direction du chef de projet, cette personne rédigera le plan de management de la qualité, développera les procédures de contrôle qualité et d’assurance qualité, vérifiera qu’elles sont bien suivies et conseillera les membres de l’équipe sur les problèmes majeurs liés à la qualité.

·         Le manager des risques. Dans un grand projet, il se peut que le management des risques du projet occupe une grande place dans le travail du chef de projet. Il peut alors s'avérer plus avantageux de nommer une personne pour coordonner le processus de gestion des risques. Le chef de projet conserve la responsabilité globale des risques du projet, mais le manager des risques contrôlera le processus d’identification, de classement, de quantification des risques et de surveillance du plan de gestion des risques, pour s’assurer de sa réussite.

·         Le commanditaire (commanditaire exécutif et commanditaire de projet). Le commanditaire est la personne qui détient les pleins pouvoirs sur le projet. C’est celui qui fournit les fonds nécessaires au projet, résout les problèmes majeurs et les modifications du contenu, approuve les principaux livrables et donne l’orientation générale du projet. Il défend également le projet au sein de l’entreprise. En fonction du projet et de sa position dans la hiérarchie, le commanditaire exécutif peut déléguer la gestion tactique quotidienne du projet à un commanditaire de projet. Dans ce cas, le commanditaire de projet représente le commanditaire exécutif au quotidien et prend la plupart des décisions exigeant l'approbation du commanditaire. Si la décision est trop importante pour qu’il la prenne seul, le commanditaire de projet la soumettra au commanditaire exécutif.

Le commanditaire est le propriétaire du projet et de la solution créée. Alors que le chef de projet est responsable de la réussite du projet, le commanditaire a la responsabilité de procurer des bénéfices commerciaux à l’organisation.

·         Les parties prenantes. Ce sont les personnes ou les groupes spécifiques qui ont soit une participation financière, soit des intérêts dans les résultats du projet. Normalement, les parties prenantes font partie de l’entreprise et peuvent comprendre les membres de l'équipe, des clients internes, des gestionnaires, des employés, des administrateurs, etc. Un projet peut également avoir des parties prenantes externes, y compris des fournisseurs, des investisseurs, des organismes gouvernementaux.

·         Le comité de pilotage. Un comité de pilotage est un groupe de parties prenantes de haut rang qui remplissent une fonction de conseil et d'orientation stratégique du projet. Le commanditaire pourrait remplir ce rôle, mais au cas où l’impact du projet serait trans-fonctionnel, il n’appréciera peut-être pas le fait d’être le seul susceptible de prendre toutes les décisions. Le commanditaire pourrait alors composer un comité de pilotage dont les membres sont des représentants provenant des diverses organisations impliquées dans le projet. Le comité de pilotage ne remplace pas le commanditaire, mais contribue à diffuser des informations stratégiques concernant le projet et à gagner la bienveillance d’une grande partie de l’entreprise. Le comité de pilotage se compose, en règle générale, de collègues de rang équivalent dans la hiérarchie. Le comité est une combinaison de clients directs et de parties prenantes indirectes.

·         Les fournisseurs/vendeurs. Bien que certaines entreprises aient quelquefois des fournisseurs internes, dans la Méthodologie TenStep de Management de Projet, ce terme renvoie toujours à des entreprises externes ou « tierces-parties » et à des personnes particulières qui travaillent pour ces tierces-parties. Il peut s’agir de sous-traitants qui travaillent sous votre direction ou d’entreprises qui vous livrent du matériel, des équipements, des logiciels ou des fournitures pour votre projet. Selon leur rôle, les fournisseurs devront être identifiés dans la liste de fournisseurs de votre organisation. Par exemple, si vous êtes dans une relation de partenariat avec un fournisseur pour la production d'un composant très important, vous voudriez probablement qu'il figure sur la liste des fournisseurs de votre organisation. En revanche, si un fournisseur vous livre, par exemple, un composant ordinaire de hardware, vous ne le considérerez probablement pas comme faisant partie de l’équipe.

·         Les utilisateurs. Ce sont les personnes qui utiliseront réellement les livrables du projet. Parfois, elles sont profondément impliquées dans certaines activités comme, par exemple, la définition des spécifications commerciales. Dans d'autres cas, elles ne seront impliquées que dans le processus de tests. Il peut être opportun d’identifier clairement l’organisme utilisateur ou les utilisateurs particuliers de la solution et de leur confier un ensemble de responsabilités. Les utilisateurs peuvent être à l'intérieur comme à l'extérieur de l'organisation cliente. Par exemple, si votre compagnie opte pour un système de rapport temporel, l’organisation cliente devrait être le service des ressources humaines. Cependant, les utilisateurs seront des personnes de chaque organisation qui utilise le système de rapport temporel.

Terminologie de management de projet

Classe. Catégorie ou rang utilisé pour distinguer des articles ayant le même usage fonctionnel (exemple : « marteau »), mais soumis à des exigences de qualité différentes (différents marteaux pourraient se distinguer selon leur usage).

Clore les approvisionnements. Processus qui consiste à mener à terme chacun des approvisionnements du projet.

Abréviations courantes

FPIF (anglais) : Fixed-Price-Incentive-Fee

         (français) : Contrat à prix fixe avec intéressement

Liens intéressants

Logiciel: Moneysorter Group

·   Société: Moneysorter Group, Middlesex, Royaume Uni

·   URL: www.dooster.net

·   Catégorie: Gestion de tâches basée sur le Web

·   Fonctionnalités:

o    Comprend un tableau de bord central où les membres d'équipe peuvent afficher les messages récents ainsi que les tâches en retard, actuelles et à venir

o    Aide les utilisateurs à identifier les problèmes et les activités au sein d'un projet

o    Permet aux utilisateurs d'envoyer des alertes aux membres de l'équipe par courriel, les métriques et les phases les uns envers les autres

o    Fournit un emplacement central pour tous les fichiers liés au projet

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