Élaborer l'échéancier et le budget du projet

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L'échéancier du projet doit être élaboré parallèlement à la charte du projet réalisée au cours du processus 1.0 Définir le travail. L'échéancier du projet est un outil vital pour s’assurer que l’équipe de projet sache ce qu’elle doit accomplir.

Le budget représente les sommes d’argent disponibles pour les dépenses encourues dans le cadre du projet. En fonction de votre organisation et de la manière de tenir votre comptabilité, le budget pourra couvrir uniquement les coûts externes du projet (fournisseurs, hardware, logiciels, matériel, etc.). Certaines organisations incluent également le coût du travail interne dans le budget. Ces organisations disposent en général de certains processus d’imputation des coûts, permettant d’assigner les coûts internes aux clients de l’organisation ou à leur propre service à la clien

Au cours du processus 1.0 Définir le travail, vous avez obtenu l’accord du commanditaire sur le travail qui doit être réalisé. À présent, c’est le chef de projet qui détermine comment le travail sera effectué. Suivant la taille du projet, il est possible d’utiliser un pack de gestion de projet comme MS Project, une feuille de calcul de tableur, ou tout simplement garder mentalement une trace des activités.

La relation entre l’échéancier et le budget

La méthodologie TenStep a toujours jumelé l'échéancier et le budget en un seul processus intégré. Cependant, bien que liés, ces deux concepts sont différents. L’échéancier du projet indique les activités nécessaires pour concevoir les livrables du projet. Le budget indique les sommes d'argent nécessaires à la réalisation du projet ainsi que le calendrier des dépenses.

Le processus TenStep considère qu’il s’agit de deux processus fondamentaux essentiels à la réussite du projet. Dans de nombreuses organisations, ils représentent les deux éléments fondamentaux pour mesurer la réussite du projet : a-t-on rempli les attentes par rapport à l’échéancier et au budget? Il est évident que ces deux éléments de la gestion de projet sont généralement liés.

·         Si un projet est en retard, il dépasse fréquemment son budget.

·         Si un projet dépasse le budget, il a généralement tendance à excéder les délais. (Évidemment, il y a des exceptions, mais les deux éléments ont généralement une tendance commune.)

·         Si vous avez sous-estimé la charge de travail nécessaire, c’est-à-dire l’effort, vous êtes dans une situation d’avoir sous-estimé autant la durée que les coûts.

·         Les heures d’effort véritablement nécessaires auront un impact autant sur l’échéancier que sur les coûts.

·         Ces deux éléments font partie de la triple contrainte globale du projet qui relie les délais, les coûts et le contenu du projet. Si le contenu du projet est augmenté (ou diminué), les délais et/ou les coûts seront affectés.

L'expérience révèle qu’un rapport étroit existe entre les délais et les coûts du projet.

Relation entre définir et planifier le travail

Il est à noter que « définir le travail » représente le processus 1 de la Méthodologie TenStep, et que créer l'échéancier et le budget représente le processus 2. Cependant, cela n’implique pas que ces étapes se déroulent consécutivement. Vous vous rendrez compte que vous ne pouvez pas compléter votre définition de projet sans d’abord concevoir son échéancier. Dans de nombreux cas, ces deux livrables doivent être élaborés en parallèle. Au fur et à mesure que vous rassemblerez des renseignements sur le contenu et les livrables du projet, vous éprouverez le besoin de commencer à concevoir une courbe chronologique et, sur cette base, vous procéderez à l’estimation de l'effort de travail et de sa durée. À travers les renseignements utiles recueillis pour la « définition », vous pourrez compléter plus en détail l'échéancier du projet. Lorsque les livrables, le contenu, les hypothèses et l’approche seront définis, vous devriez avoir suffisamment de renseignements dans l'échéancier du projet pour estimer le budget nécessaire, l'effort de travail et la durée – éléments qui seront à leur tour utilisés pour compléter la charte du projet.

Terminologie de management de projet

Plan de management des risques. Document décrivant la future structure du management des risques du projet et la manière dont elle s'appliquera au projet. Ce plan est inclus dans le plan de management du projet ou peut y figurer comme plan subsidiaire. Les informations contenues dans le plan de management des risques varient selon le champ d’application et la taille du projet. Le plan de management des risques diffère du registre des risques qui contient la liste des risques du projet, les résultats de l'analyse des risques et les réponses aux risques. Aussi appelé Plan de gestion des risques dans certains pays francophones.

Processus de clôture. Processus effectués pour finaliser toutes les activités dans tous les groupes de processus de management du projet pour clore formellement le projet ou l'une de ses phases.

Abréviations courantes

LS (anglais) : Late Start date

     (français) : Date de début au plus tard