mercredi 7 août 2013

Imposez la tolérance zéro pour les modifications du contenu

A lire sur:  Tenstep

Beaucoup de projets commencent à accuser du retard parce qu'ils requièrent plus de travail que prévu. Cela peut être le résultat d’une mauvaise gestion des modifications du contenu. Cependant, s’il y a un risque de dépasser la date limite, le chef de projet doit travailler avec les membres de l’équipe et le client pour s’assurer qu’il n’y a absolument aucun travail non planifié qui soit demandé ou effectué, ne serait-ce d’une heure, sans passer par les procédures appropriées de modification du contenu. Toute l'énergie doit être dépensée pour accélérer le noyau de travail qui était convenu, et tout travail additionnel doit entraîner un financement supplémentaire.
Améliorez les processus
Quand vous cherchez la cause du retard d’un projet, vous constatez qu'une partie des procédés internes de travail peuvent être améliorés. Le chef de projet devrait solliciter les réactions en retour des membres de l’équipe et rechercher différentes façons d’améliorer la dynamique du processus sous le contrôle de l'équipe. Par exemple, peut-être tenez-vous des réunions quotidiennes pour faire le point sur la situation et qui sont sans grande utilité. Ces réunions pourraient plutôt se tenir une fois par semaine. Vous pouvez également constater qu'il y a des goulets d'étranglement au niveau de l’obtention de l’approbation des livrables.
Si vous trouvez que les retards sont occasionnés par des processus externes, essayez de négocier des changements de processus, au moins provisoirement. Par exemple, vous constatez que des activités sont retardées parce que les gens doivent travailler à l’évaluation de leurs performances annuelles. Bien que ce soit important, l'exécution de ces évaluations peut probablement être modifiée pour permettre à des activités critiques du projet d’être accomplies dans les délais.
Ceci représente une bonne technique pour les projets en cours de plus longue haleine quand vous avez la chance d'optimiser les processus de votre projet, d'observer les résultats et de les optimiser. Cependant, ceci pourrait ne pas être le cas pour les plus petits projets. D'autant plus qu'il est difficile d'effectuer des améliorations dans un projet de 30 jours. Au moment où vous auriez l’intention d'effectuer quelques améliorations de processus, le projet serait probablement terminé.
Obtenez de nouveaux les engagements
Parfois, les dates limites sont si souvent dépassées que l’équipe n’est plus mobilisée au niveau du temps ou du budget pour la réalisation du travail. Cela se produit notamment si des membres de l’équipe dépassent constamment les dates limites sans que l’on prenne aucune disposition à leur encontre. D’autres commencent alors à se demander pourquoi ils doivent travailler aussi dur pour respecter les délais et les limites du budget, quand leurs collègues ne se sentent nullement concernés. Si cela se produit, le chef de projet doit discuter avec les membres de l’équipe pour obtenir des engagements afin de terminer le travail dans les délais. Il s’agit d’essayer de focaliser à nouveau l'équipe sur les engagements concernant le respect des délais. Le chef de projet doit demander à chaque membre un engagement à titre personnel afin qu’il fasse ce qu’il faut pour être en phase avec les engagements concernant le budget et l’échéancier.
Remontez le moral des troupes
Il se peut que votre équipe soit démoralisée, mais que les membres de votre équipe respectent encore leurs délais. Cela pourrait être bien en ce moment, mais probablement pas pour longtemps. Le fait d'être démoralisé finira par vous causer des problèmes au niveau de votre échéancier. Lorsque les membres de l'équipe sont démoralisés, cela a un impact sur votre échéancier de différentes façons :
·         Le personnel n'est pas engagé à respecter les délais. Même si les membres de l'équipe sont encore dans les délais en ce moment, il y a peu de chances que cela puisse continuer si l'équipe est démoralisée.
·         La qualité en souffrira. Les personnes démoralisées ne se soucient pas vraiment de la qualité de leur travail et il se peut même qu'ils commencent à être négligents ou insouciants. Cela pourrait donner l'impression qu'ils sont en train de respecter les délais mais en fait, beaucoup de travail devra être refait.
·         Ils pourraient démissionner. Quand le moral va mal, les gens pourraient commencer à rechercher de nouvelles opportunités. Si c’est le cas, cela vous causera des problèmes quant à votre projet.
·         Ils passent beaucoup trop de temps à se plaindre. Quand les membres de l'équipe sont démoralisés, ils ont souvent tendance à compatir avec les autres. Vous finirez par avoir une équipe dont les membres passent leur temps à se plaindre au lieu de l'utiliser pour achever les livrables.
L'équipe travaillera plus efficacement et sera plus performante si elle ne passe pas son temps à se plaindre et à se prendre la tête. Le chef de projet doit fixer des objectifs partagés, favoriser un climat de camaraderie et détendre l’ambiance afin de rendre les gens de nouveau heureux et passionnés par leur travail. Pour plus d'information sur la gestion d'une équipe démoralisée, voir 8.2.3. P6 Attaquer les problèmes liés au moral de l’équipe sur tous les fronts.
Terminologie de management de projet
Projet. Entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique.
Processus de planification. Ensemble des processus accomplis pour établir le contenu total du travail, définir et affiner les objectifs, et développer le déroulement des activités nécessaires pour atteindre les objectifs.
Abréviations courantes
OBS (anglais) : Organizational Breakdown Structure
        (français) : Organigramme fonctionnel

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