4 facteurs clés de succès pour réussir votre projet ECM

A lire sur:  http://www.ever-team.com/fr/avis-expert-reussite-projet-ecm.html

Par Ziad WAKIM, VP Solutions EVER TEAM

 
« La technologie ECM continue de progresser et les entreprises maîtrisent mieux les coûts de mise en œuvre. Cependant, 33% des déploiements ECM échouent… » [1] Une solution ECM minutieusement choisie et la mobilisation de ressources qualifiées ne garantissent pas le succès de la mise en œuvre d'un projet de gestion de contenu. Mais pourquoi ? En se focalisant sur les détails de la mise en œuvre, les directeurs de projets ont tendance à occulter 3 éléments pouvant conduire à cet échec : défaut d'adhésion des utilisateurs finaux, gestion inefficace du changement et absence d'une ligne stratégique claire à l'échelle de l'entreprise. Autant de données complémentaires qu’il convient de prendre en compte.

Facteur clé de succès n°1 : Focus sur les utilisateurs finaux

L’adoption par l'utilisateur final est LA clé d'une mise en œuvre réussie. Les responsables IT et les chefs de projets doivent commencer à regarder de plus près l'impact culturel associé à cette mise en œuvre. Les fournisseurs et les clients de solutions d'ECM connaissent la technologie de l'ECM, mais ils ont tendance à négliger le fait que l'automatisation des processus métier aura un effet négatif sur les collaborateurs si l'on ne prend pas en compte leurs habitudes de travail. L'intuitivité et l'expérience utilisateur sont des critères importants dans le choix de la solution ECM. La capacité d’intégration de l’outil aux outils de travail quotidien des collaborateurs : messagerie, applications bureautique et métier, explorateur Windows… est primordiale. En outre, plus la solution fournit une interface utilisateur familière, plus la charge de formation sera réduite et mieux elle sera acceptée par les utilisateurs finaux.

Facteur clé de succès n°2 : Une bonne gestion du changement

Ne pas anticiper la gestion du changement conduit à l'échec du projet ECM. Dans le cadre d’une stratégie de gestion du changement efficace, les organisations se doivent de planifier les opérations à mener pour faire face aux changements induits par le projet. Les utilisateurs finaux doivent impliquer les utilisateurs dès le début, au stade de la planification du projet. Il s'agit d'impliquer le personnel en lui démontrant comment ces changements vont améliorer l’environnement de travail. Il est souhaitable de faire un plan de communication qui fera état de toutes leurs peurs, des objectifs du projet et des bénéfices au quotidien. Des réunions régulières et planifiées avec les intervenants, des sessions d'échanges, des tables rondes sur les usages... sont autant de mesures à intégrer dans une stratégie de gestion du changement réussie.

Facteur clé de succès n°3 : Définir la gouvernance de l'information sur le long terme

Au vu de l'évolution rapide du contexte de l'informatique, avec notamment la gouvernance de l'information et les modèles de cloud computing, les organisations ont besoin d'une stratégie globale bien définie et d'une vision à long terme de leurs projets de gestion de l'information.

La gouvernance de l'information, également évoquée par Gartner comme les « outils d'évaluation de contenu », est la façon dont une organisation gère et contrôle son information. Parce que le contenu doit être exploitable, classé et structuré, les organisations doivent mettre en place une bonne gouvernance de l’information  au sein de leur SI. En parallèle, l'information doit être éliminée d'une manière logique afin de réduire le coût et la difficulté de sa gestion quand elle n'a pas plus de valeur. Décider quelle information doit être conservée et celle qui doit être éliminée est un processus complexe. La gestion des risques, le respect de la réglementation, le contrôle des mails, l’e-discovery... sont autant de raisons pour lesquelles une initiative ECM couronnée de succès repose sur une bonne stratégie de gouvernance de contenu. Les organisations doivent donc mettre en place un ensemble de règles et de procédures qui contrôlent la façon dont leur information sera gérée tout au long de son cycle de vie.

Facteur clé de succès n°4 : Adopter une démarche par palier

Les contraintes de temps et de budget jouent également un rôle important dans l'échec des projets d'ECM. En effet, les entreprises sont parfois sujettes à des réglementations complexes et elles ne prennent pas suffisamment en compte l'expérience de leurs pairs. Les organisations ont tendance à vouloir couvrir un champ fonctionnel très vaste dès le départ, et ce malgré un budget insuffisant ou des ressources humaines inadaptées. Les chefs de projet tendent à sur développer et personnaliser leurs applications. Cela se traduit par des déploiements longs, complexes, risqués et coûteux. A l'inverse, il faut débuter avec un projet limité et le terminer effectivement avant de se lancer sur un autre projet. Cette démarche par pallier permet d'éviter les risques d'échecs dus aux dépassements de budget.

Au delà de ces éléments, d'autres facteurs sont également identifiés comme le choix des bons outils, la mise en œuvre de projets pilotes, la création d'un centre de compétences ECM, le choix d'une stratégie d'entreprise ….Autant de sujets qu’il convient de ne pas perdre de vue.

A propos d’EVER TEAM – www.ever-team.com

EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et le 1er éditeur français à entrer dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM, publié par le Gartner. Avec son logiciel EverSuite, EVER TEAM aide les moyennes et grandes organisations à mettre en œuvre leur système de gestion de contenu pour mieux gérer, utiliser, protéger et partager l’information : GED & workflow, Case Management, Archivage mixte électronique et physique, Analyse de contenu Big Data…

» [1] Gartner, Predicts 2010: Content Management Evolves and Devolves