dimanche 16 février 2014

Tenstep N°203: Définir le travail / Petits projets (partie I)

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Vue d’ensemble sur les petits projets
La définition des petits projets représente de nombreuses catégories d’efforts de travail. Dans la plupart des entreprises, ces petits projets ne sont même pas du tout considérés comme ‘‘des projets’’. Votre entreprise peut appeler ces petits projets «améliorations» ou «demandes discrétionnaires». Dans la méthodologie TenStep de management de projet, ces types de petits efforts de travail sont considérés comme des projets à part entière, car ils répondent à tous les critères de définition d’un projet. Le travail est unique, il a un début et une fin ; il a pour objectif la réalisation (ou l'amélioration) d’un produit livrable, etc. Il s’agit simplement d’un petit travail, et, par conséquent, le projet aussi est petit.
Dans de nombreuses organisations, ce genre de petits travaux est exécuté par le service de soutien ou des opérations. En plus, beaucoup de ces petits travaux sont considérés comme faisant partie du soutien, car ils ont pour origine un problème d'amélioration d’un procédé de production. Parfois, la demande concerne une modification qui a pour but d'améliorer le fonctionnement.
Il est parfois difficile de décider si un petit travail doit être géré en tant que demande de maintenance ou en tant que petit projet. La distinction opérée par TenStep tient compte du caractère discrétionnaire dans le choix du moment où le travail est réalisé. Si un problème surgit et qu’il nécessite d’être résolu rapidement, le travail est sans aucun doute à traiter en tant que maintenance. Si, au contraire, ce problème est prioritaire mais qu'on peut le résoudre ultérieurement, alors on le considère comme un petit projet.
En général, les petits projets peuvent comprendre :
·         Les travaux uniques qui sont, à n’en pas douter, des projets mais qui ont une courte durée et qui ne nécessitent qu’un nombre restreint d’heures de travail.
·         Les améliorations apportées aux procédés et systèmes de production existants.
·         La correction des bogues et des erreurs touchant aux procédés de production, qui sont des fléaux mais qui peuvent être résolus ultérieurement. Dans ces cas, la résolution du problème est moins prioritaire que d’autres opérations de travail.
·         De petites améliorations apportées aux processus.
·         Les enquêtes pour découvrir des travaux qui peuvent amener d’autres demandes de service ou un projet.
·         Les petits changements dans les procédés de production qui découlent d’exigences légales, fiscales ou comptables. Ces demandes ne peuvent être considérées comme des perfectionnements puisqu’elles ne produisent aucune valeur marchande complémentaire. Cependant, elles répondent à la définition d'un projet.
Si un travail est classé « petit projet discrétionnaire », cela n’atténue en rien l’urgence ou l’importance de la demande. Cela signifie seulement que la date de son achèvement n’est pas fixée. Par exemple, si une demande est assez importante, elle peut être placée en tête de la liste des travaux et traitée immédiatement. Cependant, il se peut qu’une demande plus urgente survienne par la suite nécessitant de faire passer la précédente à un rang inférieur dans la file d’attente. La nature du travail discrétionnaire appelle des décisions concernant l'établissement des priorités. C’est le contraire du véritable travail de maintenance. Si un processus de production est suspendu, ou si les résultats produits sont mauvais, cela signifie en général que le problème doit être résolu immédiatement et qu’il ne peut être remis à plus tard en raison d’une demande discrétionnaire.
En général, tout petit travail discrétionnaire peut être documenté, faire l’objet d’une évaluation et être classé par ordre de priorité dans les processus de demandes de service.
Terminologie de management de projet
Catégorie de risques. Groupe de causes potentielles de risque. Les causes de risque peuvent être groupées en catégories telles que les risques techniques, externes, organisationnels, environnementaux, ou les risques de management du projet. Une catégorie peut comprendre des sous-catégories telles que la maturité technique, les conditions météo, ou le degré de compression des estimations.
Commanditaire. Personne ou groupe qui fournit au projet les ressources financières, en liquidités ou en nature. Parfois appelé Parrain dans certains pays francophones.
Abréviations courantes
TQM (anglais) : Total Quality Management
        (français) : Management de la qualité totale

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